Lohnbuchhaltung Schweiz: Abzüge, Buchungen und die 7 häufigsten Fehler
Die Lohnbuchhaltung Schweiz ist der Teil der Buchhaltung, bei dem Fehler am schnellsten teuer werden: Sozialversicherungen mahnen, Mitarbeitende reklamieren, und im Jahresabschluss fehlen plötzlich Rückstellungen. Dieser Beitrag beantwortet die Fragen, die uns Geschäftsführer von KMU am häufigsten stellen: Welche Abzüge gibt es, wie wird das gebucht, was ist das Lohndurchlaufkonto, und wo passieren die Fehler.
1) Welche Abzüge gehören auf eine Lohnabrechnung?
Vom Bruttolohn gehen in der Schweiz folgende Positionen ab, je zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen, sofern nichts anderes vermerkt ist:
| Abzug | Satz 2026 (total) | Bemerkung |
|---|---|---|
| AHV/IV/EO | 10.6 % | je 5.3 % AN und AG |
| ALV | 2.2 % | je 1.1 %, bis CHF 148’200 Jahreslohn |
| BVG (Pensionskasse) | 7–18 % des koordinierten Lohns | nach Alter; Eintrittsschwelle CHF 22’680, Koordinationsabzug CHF 26’460 |
| UVG Berufsunfall (BU) | je nach Branche | 100 % Arbeitgeber |
| UVG Nichtberufsunfall (NBU) | je nach Versicherer | AN-Abzug, ab 8 Std./Woche pflichtig |
| KTG | je nach Vertrag | freiwillig, oft hälftig |
| Familienzulagen (FAK) | ca. 1–3 % | 100 % Arbeitgeber, kantonal |
| Quellensteuer | nach Tarif | nur bei ausländischen Mitarbeitenden ohne C-Bewilligung |
Dazu kommen Spesen, der 13. Monatslohn und bei Stundenlöhnen die Ferien- und Feiertagsentschädigung. Was übrig bleibt, ist der Nettolohn.
2) Wie wird die Lohnbuchhaltung in der Fibu gebucht?
Drei Kontogruppen, mehr braucht es nicht:
- Personalaufwand 50xx: Bruttolohn, Arbeitgeberbeiträge, Spesen
- Kurzfristige Verbindlichkeiten 22xx/23xx: was Sie Ausgleichskasse, Versicherer, Pensionskasse und Steueramt schulden
- Bank 10xx: die tatsächlichen Zahlungen
Der Monatsablauf ist immer derselbe: Lohnlauf verarbeiten, Lohnjournal in die Fibu buchen (idealerweise automatisch), Nettolöhne auszahlen, Abgaben termingerecht überweisen, abstimmen. Wer diese Reihenfolge einhält, hat am Monatsende Aufwand, Schulden und Zahlungen im Gleichgewicht.
3) Was ist das Lohndurchlaufkonto, und warum muss es auf Null stehen?
Das Lohndurchlaufkonto ist die Drehscheibe zwischen Lohnabrechnung und Bank. Im Soll stehen die verbuchten Nettolöhne, im Haben die tatsächlich ausbezahlten Beträge. Stimmt beides überein, ist der Saldo Null.
Ist er nicht Null, gibt es genau zwei Erklärungen:
- Zu viel bezahlt: Forderung gegenüber der Mitarbeiterin, wird zurückgefordert oder mit dem nächsten Lohn verrechnet.
- Zu wenig bezahlt: Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter, muss nachgezahlt werden.
Ein Lohndurchlaufkonto, das seit Monaten einen Saldo trägt, ist das sicherste Zeichen dafür, dass die Lohnbuchhaltung nicht abgestimmt wird.
4) Was gehört im Jahresabschluss zur Lohnbuchhaltung?
Vier Punkte, die jedes Jahr gleich bleiben:
- Verbindlichkeiten gegenüber AHV, ALV, UVG, KTG, BVG und Quellensteuer mit den definitiven Abrechnungen abstimmen
- Rückstellungen bilden für 13. Monatslohn, offene Ferien- und Überstundenguthaben und Boni
- Lohnausweise erstellen und prüfen
- Offene Posten mit Sozialversicherern und Pensionskasse klären
Wer Punkt 2 vergisst, weist einen zu hohen Gewinn aus und zahlt darauf Steuern.
5) Die 7 häufigsten Fehler in der Lohnbuchhaltung Schweiz
- Falsche Stammdaten: Zivilstand, Wohnort, Pensum oder Geburtsdatum veraltet. Daraus folgen falsche Quellensteuertarife und BVG-Beiträge.
- BVG-Schwellen ignoriert: Mitarbeitende über der Eintrittsschwelle nicht angemeldet, oder Koordinationsabzug bei Teilzeit nicht angepasst.
- NBU-Pflicht übersehen: Teilzeitmitarbeitende ab 8 Stunden pro Woche sind NBU-pflichtig.
- Mutationen zu spät erfasst: Ein- und Austritte, Pensumsänderungen und Spesen, die nach dem Lohnlauf eintreffen, erzeugen manuelle Korrekturen und Nachzahlungen.
- Keine Abgrenzungen: 13. Monatslohn und Ferien werden nicht monatlich zurückgestellt, der Dezember wird zur Überraschung.
- Abgaben zu spät bezahlt: Ausgleichskassen verrechnen Verzugszinsen. Das ist vermeidbares Geld.
- Keine monatliche Abstimmung: Lohndurchlaufkonto und Verbindlichkeiten werden erst im Abschluss angeschaut. Dann ist der Fehler zwölf Monate alt.
6) Checkliste: So läuft die Lohnbuchhaltung ohne Reibung
- Payroll-Kalender mit allen Fälligkeiten für Meldungen und Zahlungen (monatlich, quartalsweise, jährlich)
- Deadline für Mutationen und Spesen, z. B. der 20. des Monats
- Vier-Augen-Freigabe vor jedem Lohnlauf
- Automatische Verbuchung des Lohnjournals in die Fibu
- Monatliche Abstimmung: Lohndurchlaufkonto auf Null, Verbindlichkeiten gegen Abrechnungen
- Monatliche Rückstellung für 13. Monatslohn und Ferien
- Zentrale HR-Inbox für Mutationen, strukturierte Ablage aller Versicherungs- und Kassenbelege
7) Lohnbuchhaltung selbst machen oder auslagern?
Bis etwa drei Mitarbeitende ist die Lohnbuchhaltung mit guter Software selbst machbar, wenn jemand die Termine im Griff hat. Ab fünf Mitarbeitenden, bei Stundenlöhnen, Quellensteuer oder häufigen Wechseln kippt die Rechnung: Der interne Aufwand plus das Fehlerrisiko kostet mehr als ein Mandat.
Bei Burkhart & Partners ist die monatliche Lohnadministration in jedem Buchhaltungspaket enthalten, ab CHF 315 pro Monat für Kleinstunternehmen. Wir richten die Stammdaten ein, führen die Lohnläufe, melden an alle Versicherer und stimmen monatlich ab.
Stand: September 2026. Alle Sätze gemäss den aktuellen Kennzahlen der Sozialversicherungen; massgebend sind die Merkblätter Ihrer Ausgleichskasse und Pensionskasse.
